Как закладывать в бюджет приобретение оборудования и услуг, учитывая высокие риски изменения цен?
Рекомендация Фонда: избегать завышения стоимости и использовать текущий уровень цен (желательно приводить в комментариях к позициям бюджета проекта ссылки на источники и даты их актуальности). Планируя закупки, лучше ориентироваться на отечественные товары. Обратите внимание: в бюджет проекта не нужно закладывать оплату услуг электронного документооборота и комиссий за платежи – банковское обслуживание для победителей конкурсов президентских грантов в пределах, необходимых для реализации проектов, бесплатно. Фонд договорился об этом со Сбербанком в январе.
Что делать, если в действующем проекте не получается приобрести оборудование по запланированной цене или достичь запланированных показателей?
Фонд информирует: будем согласовывать перераспределение бюджета проекта, изменение размеров траншей (платежей по гранту), изменение форматов и сроков проведения мероприятий, продление периода реализации проекта.
Если из-за складывающейся ситуации по объективным причинам не удастся полностью достичь изначально запланированных количественных и качественных показателей, это не приведет к претензиям и репутационным потерям для организации при оценке результатов проекта.
Просим сообщать куратору в фонде обо всех возникших трудностях, которые могут повлечь за собой недостижение запланированных результатов, заблаговременно согласовывать с ним изменения.
Если в текущих условиях считаете необходимым и целесообразным срочно закупить оборудование, расходные материалы, канцелярские товары и иное имущество за наличный расчет, помните, что существует нормативно установленный максимальный лимит по одной сделке – 100 тысяч рублей. Просим при этом не забывать получать при расчетах необходимые документы, в том числе кассовые чеки с QR-кодом. Также напоминаем, что договором о предоставлении гранта запрещается производить снятие наличных денежных средств со специального расчетного счета (через отделения банка), а также использовать бизнес-карты.
Если оборудование подорожало слишком резко, рекомендуем рассмотреть более доступные аналоги. Если такой вариант не подходит, есть возможность согласовать с фондом перераспределение средств между статьями бюджета.
Просим проявлять разумную предусмотрительность при выборе поставщиков товаров и условий при внесении предоплаты (особенно стопроцентной).
Как вносить изменения в проект?
Фондом разработаны шаблоны запросов на внесение изменений и примеры их заполнения (смотрите раздел «Использование гранта» в личном кабинете).
Обратитесь с таким запросом к куратору в фонде через «диалог с фондом», если хотите:
– перенести средства из одной статьи бюджета в другую; – перераспределить транши (платежи по гранту на новые этапы проекта); – изменить формат мероприятий; – перенести ключевые контрольные точки проекта; – изменить срок реализации проекта.